NYHED:  Næsten alle medarbejderne bruger det nye intranet i Sundhedsstyrelsen en eller flere gange dagligt. Det skaber god grobund for at etablere fagligt og socialt fællesskab på tværs af afdelinger.

Screendump fra Sundhedsstyrelsens intranet SundNet

Sundhedsstyrelsens nye intranet er en samlet portal for alle ansatte til orientering om aktuelle aktiviteter og ansatte. Formålet er at skabe et fagligt, socialt og kulturelt fællesskab på tværs af organisationen. Og den interne portal bliver flittigt brugt:

1 år efter lanceringen mener tre ud af fire i Sundhedsstyrelsen, at informationen på intranettet svarer til deres behov – en stigning fra omkring hver anden medarbejder ved det tidligere intranet.

Med intranettet vil Sundhedsstyrelsen styrke og formidle videndeling og det faglige fællesskab. Det nye intranet signalerer i sit design og funktion disse værdier: faglighed, ansvarlighed, åbenhed, dynamik og arbejdsglæde.

Sundhedsstyrelsen havde haft intranet i en lang årrække, men løsningen havde en del år på bagen og fungerede ikke optimalt og tidssvarende. De ansatte mente, at det nuværende intranet var kedeligt og statisk – og pegede samtidig på, at intranettet bør være den centrale kommunikationskanal for alle 550 ansatte i Sundhedsstyrelsen, der er en geografisk spredt arbejdsplads. Helt konkret ønskede medarbejderne sig en bedre søgning; større overblik over hvor hvilken information var placeret, og mere information om medarbejderne.

I samarbejde med Advice Digital udarbejde Sundhedsstyrelsen strategi, specifikation og design for et nyt intranet. Det bærende koncept for intranettet er 5 fokusområder, som er unikke for intranettet, og derfor ikke skal kunne findes i andre systemer i styrelsen:

1. Kulturbærer. Intranettet er det kit, der binder de forskellige ansatte sammen. På intranettet lever Sundhedsstyrelsens forskellige grupper og foreninger, man finder personalenyt, og stort og småt om styrelsen. Debat og dialogfora afprøves ved at de ansatte kan kommentere på bestemte indlæg, og ved lancering af Direktørens blog.
2. Hvem er hvem. Kompetencebiblioteket skal forbedres, så det bliver muligt at bruge hinandens kompetencer. Man kan finde relevante faglige informationer om sine kolleger i forhold til aktuelle opgaver, generelle kompetencer og erfaringsområder, stamdata etc. Udfordringen her er opdatering af informationerne.
3. Kalender. På intranettet skal man til enhver tid kunne se, hvad der sker i Sundhedsstyrelsen. Hvilke fælles arrangementer er der, hvilke kurser, hvilke store eksterne arrangementer etc.
4. Nyheder. Skal som nu spille en fremtrædende rolle på intranettet. Nyheder bliver segmenteret, så det bliver lettere at afkode relevans for egen person. Nyheder og events vil principielt være de eneste dokumenter, der opbevares i SIP, samt mediefiler (billeder, video og lyd).
5. Vejkryds. Fra intranettet skal man have let adgang til styrelsens øvrige systemer (kvalitetssystem, scanjour, m-tid). Det skal være krystalklart, hvor man finder en given information – direkte på intranettet eller via en genvej til et af de andre systemer.

Forside, Sundhedsstyrelsens intranet

Intranettet er implementeret i Styrelsens CMS Sitecore af Eksponent.

Tilfredse medarbejdere

Organisationen har været inddraget undervejs, bl.a. i ideudvikling og orienteringsmøder, ligesom intranettet blev lanceret ved en intern reception. Medarbejderne har taget godt imod intranettet. De er glade for designet og funktionaliteterne, og de fleste medarbejdere bidrager aktivt til indholdet på intranettet, og opdaterer deres egne profiler.

Lone Asp, der var Sundhedsstyrelsens projektleder på intranettet, fremhæver kollegasøgningen: “Jeg selv er rigtig glad for at bruge Find Kollega-søgningen i mit daglige arbejde; Det giver hurtigt overblik, og jeg får den info, jeg mangler, som oftest er præcist navn og titel + telefonnummer eller at få ansigt på personen.”

Find Kollega - visning af medarbejder